En un contexto de transformación digital acelerada, la firma electrónica y los procesos digitales de gestión documental se han convertido en parte esencial de nuestra vida diaria. Firmar documentos PDF con herramientas como Adobe u otros lectores PDF, es hoy una práctica habitual. Contratos, acuerdos, consentimientos o facturas se firman con un certificado digital y se envían en segundos.

Sin embargo, más allá de la comodidad y la rapidez, existe una cuestión que puede que se nos pase por alto: la validez legal de la firma. ¿Qué garantías ofrece frente a una impugnación? ¿Puede modificarse el documento después de haber sido firmado? ¿Seguirá siendo válida esa firma dentro de cinco o diez años? ¿Podría un juez o un perito cuestionar la fecha o la integridad del documento?

La realidad es que, si bien un documento firmado electrónicamente por estos medios aporta garantías en términos de autenticidad e integridad, se podrían dar lugar a objeciones legales con relación al momento exacto en que se firmó el documento.

Aquí es donde entra en juego el sellado de tiempo (timestamp). Solo un sello de tiempo emitido por un Proveedor de Servicio Cualificado de Sello de Tiempo Electrónico, como Lleida.net proporciona una evidencia digital sólida, acreditando el momento exacto de la firma y asegurando la integridad y validez legal del documento a lo largo del tiempo.

¿Qué determina la validez legal de la firma en documentos PDF?

Estas herramientas de firma permiten firmar documentos mediante certificados digitales, lo que garantiza la identificación del firmante y la vinculación de su identidad al documento. Sin embargo, no es siempre suficiente para dotar a la firma de plena validez legal a largo plazo.

Para que una firma electrónica sea sólida desde el punto de vista jurídico, deben poder acreditarse, entre otros aspectos:

• La identidad del firmante
• La integridad del documento
• La fecha y hora exactas de la firma junto a la imposibilidad de modificación posterior

Es precisamente en este último punto —la acreditación fehaciente del momento de la firma— donde se presentan debilidades si no se incorpora un sello de tiempo cualificado.

¿Qué es el sellado de tiempo (timestamp)?

El sellado de tiempo electrónico, también conocido como timestamp o servicio TSA, es un mecanismo que certifica de forma electrónica la fecha y hora exacta en la que se creó o modificó un documento o transacción digital.

Este sello es emitido por un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado, que actúa como tercero independiente. A través de una marca temporal precisa y verificable, se acredita la existencia del documento en un momento concreto y se garantiza la integridad del contenido desde el momento del sellado, la autenticidad de la evidencia digital y la validez legal del documento con el paso del tiempo.

El sello de tiempo electrónico es clave para generar evidencias digitales, por ejemplo, para certificar transacciones legales o bancarias, para acreditar la fecha de emisión de facturas electrónicas o contratos digitales, para sellar logs de auditoría o registros contables y, especialmente, para reforzar la validez legal de la firma electrónica realizada por estos medios.

Riesgos de firmar electrónicamente sin sello de tiempo

Falta de validez probatoria

Sin un sello de tiempo emitido por un proveedor certificado, no existe evidencia verificable del momento exacto de la firma.  

En un juicio o auditoría, un juez o perito podría cuestionar la fecha de la firma.

? Ejemplo: un contrato firmado “el 3 de mayo” podría ser impugnado si una de las partes asegura que se firmó después.

Repudio de la firma o manipulación del documento

Una firma sin sello de tiempo puede ser repudiada (“yo no firmé ese documento en ese momento”). Además, cualquier modificación posterior del archivo puede alterar la marca de tiempo interna del sistema, sin dejar evidencia técnica fiable.

? Ejemplo: un documento PDF firmado en Adobe puede mostrar una hora distinta si se cambia la configuración del equipo o si se abre en otra zona horaria.

Firma electrónica con menor fuerza jurídica 

En la Unión Europea, el reglamento eIDAS establece que los sellos de tiempo refuerzan legalmente las firmas electrónicas, dado que aseguran la integridad y la existencia del documento en un momento determinado.

En América Latina, las leyes de firma electrónica (por ejemplo, en México, Chile, Colombia, Argentina, Perú) refuerzan el valor legal a las firmas con respaldo verificable de fecha y hora.

? Resultado: podrías obtener una firma “electrónica simple”, no una firma con validez legal plena.

Firma en Adobe Acrobat: un caso de uso real

Firmar un documento en Adobe utilizando un certificado digital es una práctica recurrente.

En ausencia de un sello de tiempo, tanto la fecha y hora como la marca de tiempo que aparecen asociadas a la firma proceden del reloj del propio equipo del usuario, no emitido ni avalado por una fuente de confianza certificada.

“Desde un punto de vista jurídico-legal, una firma en Adobe sin sellado de tiempo cualificado presenta debilidades probatorias que pueden generar riesgos en auditorías o procedimientos judiciales. El sellado de tiempo es esencial para garantizar la validez legal de la firma electrónica a largo plazo”.

— Departamento de Compliance, Lleida.net.

Cada sello de tiempo de Lleida.net, está vinculado criptográficamente a una fuente de tiempo UTC segura, auditada y exacta (no al reloj del usuario). Utilizamos algoritmos SHA-256 y RSA para asegurar que cualquier intento de manipulación del documento sea detectado al instante.

Cómo garantizar la validez legal de la firma en documentos PDF con sellado de tiempo

No es necesario cambiar de herramienta de firma ni de flujo de trabajo. Con los sellos de tiempo de Lleida.net, podrás seguir firmando con Adobe u otras herramientas y añadir el sellado para reforzar la validez jurídica de tus documentos.

Sellado de tiempo: autogestionado, fácil y escalable

Integración sencilla

Los lectores de PDF permiten configurar el sellado de tiempo a nivel de usuario, sin desarrollos técnicos. Solo necesitas las credenciales que te enviaremos a tu correo.

Para entornos con alto volumen de documentos, otros archivos (Word, email, logs, entre otros) o procesos automatizados, el servicio de sellado de tiempo también está disponible mediante implementación vía protocolo HTTP.

Validez legal del sellado de tiempo según eIDAS

El sellado de tiempo no es solo una medida técnica, sino una garantía jurídica reconocida por la normativa vigente.

Marco legal eIDAS

El Reglamento eIDAS (Reglamento UE nº 910/2014) establece que el sello de tiempo electrónico cualificado, emitido por un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado (QTSP), goza de una presunción legal reforzada:

• Se presume exacta la fecha y hora indicadas.
• Se presume la integridad de los datos.
• Tiene efectos jurídicos plenos en toda la UE.

En España, esta normativa es de aplicación directa y plenamente reconocida por tribunales y administraciones.

Nuestra solución cumple estrictamente con RFC3161, ISO 27001 y ENS Nivel Alto, además de ETSI EN 319 421.

Normativa internacional

La validez legal de la firma electrónica y el uso de sellado de tiempo están reconocidos en varios países en los que Lleida.net actúa como proveedor autorizado de servicios de certificación y confianza.

En Colombia, la Ley 527 de 1999 regula el estampado cronológico de mensajes de datos; en Perú, el Decreto Supremo 052-2008 (art. 33) establece la certificación temporal de documentos electrónicos; en la República Dominicana, el Decreto 335-2004 desarrolla la Ley 126-02 sobre firma electrónica; y en los Emiratos Árabes Unidos, la Ley 46 de 2021 garantiza la integridad y autenticidad de los documentos digitales.

Protege la validez legal de la firma en documentos PDF

Los certificados digitales caducan, los algoritmos criptográficos evolucionan y los sistemas cambian. En un entorno digital donde los documentos deben conservarse durante años - contratos, facturas, consentimientos, acuerdos societarios o evidencias regulatorias -, es imprescindible garantizar que esa firma seguirá siendo válida, verificable en el futuro y no será cuestionada ante un tribunal.

El sello de tiempo actúa como ancla temporal, fijando el documento en un momento concreto y preservando su valor jurídico, incluso cuando el certificado del firmante haya expirado o la firma se revise años después.

No dejes la seguridad jurídica de tus documentos al azar.

Compra ahora tu sello de tiempo cualificado y firma con plena validez legal.

Cada vez es más difícil lograr la confianza de los clientes y captar su atención. RCS lo hace posible, al transformar lo que antes era un mensaje plano en una herramienta de conversión a través de un canal verificado.

Vídeos en alta resolución, botones, carruseles, enlaces directos, mapas y elementos interactivos convierten el móvil en un escaparate donde tu empresa puede vender, fidelizar y guiar al usuario con total confianza de que el mensaje proviene de una fuente fiable.

Qué es RCS para empresas y cómo funciona el RCS Business Messaging

Rich Communication Services (servicios de comunicaciones enriquecidas o RCS, por sus siglas en inglés) es un protocolo de mensajería móvil, impulsado por la GSMA, con el apoyo de Google y los principales operadores y fabricantes de smartphones. Su propósito es superar las limitaciones de los SMS y MMS tradicionales, proporcionando una experiencia de mensajería avanzada y única.

La versión empresarial, RCS Business Messaging (RBM), permite a las marcas comunicarse con los usuarios integrando funciones adicionales como la verificación de marca, el envío de información de negocio y el control de los envíos.

RCS vs. SMS: diferencias y ventajas para tu empresa

¿En qué se diferencia realmente RCS del SMS?

Para entender la diferencia entre SMS y RCS basta con comparar la experiencia que ofrecen. El SMS entrega un mensaje básico; RCS, en cambio, permite mostrar contenido visual, guiar al usuario y reforzar la identidad de marca desde un único canal integrado en el terminal y verificado.

Esta experiencia más rica y confiable explica por qué la mayoría de las personas usuarias – alrededor del 74% – se muestran más dispuestas a interactuar con empresas mediante RCS.

RCS vs. SMS: qué cambia y por qué es decisivo para tu estrategia digital

Sus funciones van desde los tradicionales mensajes, con indicadores de escritura y confirmaciones de lectura, hasta mantener conversaciones – individuales o en grupo – compartir archivos de texto, fotos y vídeos en alta resolución o mantener una videoconferencia. Todas las funciones están integradas en el menú de llamadas, así que no hay necesidad de ir cambiando de aplicación en aplicación.

Funcionalidades avanzadas del RCS para empresas

Al haber sido desarrollado por las compañías y Google, las comunicaciones enriquecidas cuentan con protocolos de seguridad y fiabilidad, están encriptados de extremo a extremo, fundamental para los servicios empresariales, además de muchas más posibilidades, incluyendo la geolocalización. Por ejemplo, una aerolínea podrá suministrar una experiencia de facturación completa online, desde tarjetas de embarque hasta el mapa de la terminal del aeropuerto con los mostradores de facturación o la puerta de embarque.

Detección de compatibilidad RCS

Antes de enviar el mensaje, el sistema puede verificar sin coste si el número soporta RCS. Si no es compatible, el envío se realiza automáticamente como SMS para asegurar la entrega.

Cobertura global del RCS para empresas

RCS ya está consolidado en países como España, Francia, Alemania, Reino Unido, Italia, México, Brasil, Canadá e India, lo que permite campañas escalables a nivel internacional.

RCS para empresas: funciones que aumentan tus ventas y conversiones

Imagina enviar un mensaje de activación de una tarjeta de crédito. Un SMS tradicional, puede generar desconfianza o parecer demasiado básico mientras que la tecnología actual RCS permite incluir, detalles de la cuenta, imágenes del producto adquirido, botones interactivos y enlaces directos para unirse al programa de fidelización.

Incluso se puede incorporar un catálogo de servicios con sugerencias personalizadas, todo ello respaldado por una insignia de verificación, el logo y la identidad oficial de tu marca.

Esto es solo uno de los muchos ejemplos de lo que RCS puede ofrecer.

En un solo mensaje, has mejorado la experiencia del cliente, lo has fidelizado, establecido una comunicación directa y confiable y añadido oportunidades de up-selling y cross-selling totalmente personalizadas.

RCS permite comunicar, automatizar y vender desde un canal moderno, seguro e interactivo.

Cómo usar RCS para recopilar consentimientos y automatizar procesos

RCS facilita flujos guiados y seguros para obtener información del usuario, registrar consentimientos y automatizar procesos de forma eficiente.

Gracias a sus botones, formularios integrados y respuestas estructuradas, las marcas pueden simplificar procesos que antes requerían llamadas, correos o portales web. Además, ofrece seguimiento de los envíos, facilitando la auditoría en cada interacción.

Ejemplos de uso

• Aceptación de términos y políticas

Botones “Aceptar” / “Rechazar” con registro auditado de la respuesta.

• Actualización de datos del usuario

Formularios integrados sin necesidad de acceder a un portal externo.

• Opt-in y opt-out documentado

Confirmaciones visuales que cumplen con normativas de protección de datos.

• Encuestas rápidas

Valoraciones mediante botones o escalas para medir satisfacción en segundos.

• Recordatorios interactivos de citas médicas

Incluye: fecha y hora, mapa y botones para confirmar, reprogramar y contactar.

Costos del RCS para empresas: qué debes saber

El precio del RCS para empresas depende de factores como volumen de envíos, nivel de automatización, plantillas interactivas y necesidades específicas de flujo. Contáctanos y te ofreceremos la propuesta más adecuada para tu negocio.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

Realizar un proceso de verificación de identidad de un cliente o un KYC (Know Your Customer) se ha convertido en un proceso esencial para establecer y consolidar las relaciones entre empresas de todos los sectores y sus usuarios en un entorno digital.

Más que un simple procedimiento de onboarding de clientes, el KYC, hoy en día, representa una herramienta clave en la prevención del fraude digital, reforzando la confianza y seguridad en las interacciones digitales.

Tal es su importancia, que adoptar esta tecnología se vuelve imprescindible para garantizar el cumplimiento de directrices nacionales (SEPBLAC) y europeas (AML6 / KYC / CTF) en la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

Cumplimiento y regulaciones globales en verificación de identidad digital

Las regulaciones de verificación de identidad en remoto varían según la jurisdicción, pero todas comparten el objetivo de asegurar transacciones transparentes y seguras.

Describimos a continuación los principales marcos legales a considerar:

Supervisión y normativa en España

La Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo (Ley 10/2010 de 28 de abril), establece un marco legal que impone obligaciones no solo a bancos y entidades financieras, sino también a un amplio conjunto de sectores y profesionales: desde inmobiliarias y abogados, hasta auditores o joyeros.

Su objetivo, es evitar que el sistema financiero o empresarial sea utilizado para blanquear dinero procedente de actividades delictivas o para financiar el terrorismo. Además, la ley define un régimen sancionador estricto para quienes incumplan sus disposiciones.  

Entre las principales medidas que deben aplicar los sujetos obligados destacan:

• Identificación del cliente: verificar la identidad de toda persona o entidad antes de iniciar una relación de negocio o realizar una operación relevante.
• Seguimiento continuo de las operaciones: establecer mecanismos de control interno que permitan detectar operaciones sospechosas.
• Conocimiento del propósito de la relación comercial.
• Comunicación de operaciones sospechosas: informar inmediatamente al SEPBLAC (Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias) si se detecta alguna operación potencialmente vinculada a una actividad delictiva.
• Conservación de documentación: mantener durante un periodo mínimo de 10 años todos los registros y documentos relativos a la identificación del cliente y las operaciones realizadas.

SEPBLAC: la Unidad de Inteligencia Financiera en España

El SEPBLAC es el organismo encargado de supervisar y regular la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo en España. Depende del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y está integrado por representantes del Banco de España, la CNMV, la Policía Nacional, la Guardia Civil y la Agencia Tributaria.

Dentro de su marco regulador, el SEPBLAC ha autorizado el uso de videoidentificación automatizada estableciendo requisitos técnicos y normativos que garantizan la validez legal y la fiabilidad del proceso de verificación de identidad.

Videoidentificación - verificación de identidad digital autorizada por el SEPBLAC

Estos son los requisitos más relevantes que deben cumplir los sitemas de verificación de identidad digital autorizados por el SEPBLAC:

• Identificación fiable del usuario: mediante videoidentificación asistida o automatizada, combinando validación documental y biométrica.
• Exhibición completa: el usuario debe mostrar visiblemente el anverso y reverso del documento.
• Grabación en tiempo real: la videoconferencia debe registrarse con fecha y hora, transmitiendo imagen y sonido en directo (streaming) sin alteraciones.
• Uso de un único dispositivo: el proceso debe realizarse por el solicitante desde un mismo equipo, garantizando trazabilidad.
• Captura y verificación documental: los documentos de identidad deben presentarse con alta calidad y nitidez; la tecnología debe validar autenticidad, vigencia e integridad.
• Generación de evidencias electrónicas: registro de datos en formatos seguros y auditables, con conservación posterior.
• Gestión de riesgos: implementación de sistemas de detección de fraude y análisis en tiempo real.
• Cumplimiento con la normativa de protección de datos: todos los procesos deben alinearse con la legislación vigente y comunicarse al usuario.
• Personal cualificado: los procedimientos deben ser gestionados internamente por profesionales con formación específica.

eKYC Video es un sistema confiable, seguro y certificado, que garantiza el cumplimiento normativo con las principales regulaciones globales sobre verificación de identidad digital.

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Verificación de identidad digital en la UE: AML/CTF y RGPD

A nivel europeo, la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo ha alcanzado un nuevo nivel con el paquete normativo AML/CFT 2024, complementado por el Reglamento eIDAS (UE) 910/2014 y su actualización eIDAS 2.

Desde 2016, la UE ha impulsado tres directivas clave - AML4, AML5 y AML6 – que han ampliado los requisitos de identificación del cliente y diligencia debida a nuevos sectores, reforzando la verificación de beneficiarios reales y estableciendo controles más rigurosos para prevenir el fraude y el blanqueo.

Como parte de este esfuerzo para fortalecer el marco colectivo de la UE, se ha creado la Autoridad Europea contra el Blanqueo de Capitales (AMLA). Su misión es coordinar la supervisión a nivel europeo, garantizar la coherencia entre los Estados miembros y reforzar la integridad del sistema financiero mediante prácticas comunes de identificación y seguimiento de clientes.

Normas técnicas y protección de datos

Las normas técnicas ETSI EN 319 401 y ETSI EN 319 411-1, aplicables a los prestadores de servicios de confianza, establecen los niveles de seguridad y garantía exigidos en los procesos de verificación de identidad digital.

Además, el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) complementa este marco, asegurando la protección de los datos personales y la privacidad de los ciudadanos europeos en todos los procesos de identificación y verificación digital.

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Cumplimiento y evolución constante con eKYC Video

En este contexto, eKYC Video ha sido diseñado conforme al marco regulatorio europeo, garantizando que la solución tecnológica cumpla con los más altos estándares y evolucione junto con la normativa vigente.

Por qué tu empresa necesita un sistema de videoidentificación conforme a AML/CFT y RGPD

Independientemente del nivel de requerimiento normativo que tu negocio necesite, adoptar un sistema de videoidentificación que cumpla con estas regulaciones resulta esencial para:

• Tener mejor conocimiento de quiénes son los clientes, en datos.   
• Evitar multas y reducir el riesgo de fraude: identidades falsas, robo de identidad o actividades sospechosas
• Mantener una reputación sólida y confiable.
• Garantizar operaciones empresariales seguras.
• Asegurar la eficiencia y la integridad de tus procesos de negocio internos

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eKYC Video: verifica la identidad de un usuario en segundos  

La solución de verificación de identidad de Lleida.net detecta el fraude en tiempo real y al ser no-code, puede desplegarse en horas, permitiendo a las empresas construir una experiencia de usuario adaptada a su identidad corporativa.  

Características del servicio

Tu negocio preparado para el futuro

En un entorno donde el fraude y las amenazas cibernéticas evolucionan constantemente, la innovación en verificación de identidad se ha convertido en una prioridad estratégica y esencial para las empresas que buscan proteger sus operaciones.

A medida que más servicios se trasladan al ámbito digital, las nuevas tecnologías de identificación —como la biometría avanzada (escaneo del iris, huellas dactilares o patrones de venas), la identidad descentralizada basada en blockchain, el aprendizaje automático impulsado por IA y la autenticación sin contraseñas mediante estándares como FIDO2— están definiendo una nueva era de seguridad y confianza digital.

En Lleida.net, sabemos que la clave del éxito está en anticiparse al futuro. Por eso, trabajamos continuamente para mejorar e innovar nuestras soluciones, integrando las tecnologías más avanzadas en biometría, inteligencia artificial y automatización.

Nos mantenemos a la vanguardia de los estándares regulatorios internacionales, ayudando a nuestros clientes a fortalecer su seguridad, optimizar sus procesos de verificación y prepararse para los desafíos del mañana.

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